Клієнти, записи та відвідування
Як вести базу клієнтів, швидко записувати людину та відмічати результат заняття.
Дії в цій темі
Оберіть конкретну дію, яку хочете виконати в Ladna.
Що побачите в розділі
Як додати клієнта вручну
Створюйте клієнта вручну, коли людина прийшла з Instagram, телефону, месенджера або рецепції, а в Ladna її ще немає.
Якщо клієнт прийшов через публічну сторінку або форму сайту, запис може зʼявитися з уже заповненим імʼям і телефоном.
Це саме створення клієнта в базі студії. Сам по собі такий запис у довіднику ще не бронює місце на занятті й не видає абонемент.
- 1 Відкрийте Клієнти.
- 2 Натисніть Додати клієнта.
- 3 Вкажіть імʼя та контакти. Email необовʼязковий, якщо працюєте телефоном.
- 4 Збережіть і одразу видайте абонемент або запишіть людину на заняття.
Що зміниться в Ladna
Новий клієнт зберігається тільки в межах вашої студії. Після створення його можна використовувати в записах, абонементах, оплатах і історії відвідувань.
Як знайти або відредагувати клієнта
У списку Клієнти можна шукати людину за імʼям, телефоном або email. Картка клієнта збирає контакти, записи, активні абонементи та попередження.
Редагуйте контакти в картці клієнта, якщо людина змінила телефон, email або імʼя. Не створюйте дубль, якщо це та сама людина.
- 1 Відкрийте Клієнти.
- 2 Введіть імʼя, телефон або email у пошук.
- 3 Відкрийте потрібного клієнта.
- 4 Змініть контакти або інші доступні поля.
- 5 Збережіть і перевірте, що записи та абонементи залишилися в цій самій картці.
Що зміниться в Ladna
Редагування клієнта не змінює історію його записів і абонементів. Воно оновлює контактні дані, які команда бачить у майбутній роботі.
Як записати людину на групове заняття
Для групового заняття запис робиться з картки конкретного заняття в календарі. Так Ladna одразу бачить дату, час, тренера, зал, кількість місць і чи підходить клієнту активний абонемент.
Якщо клієнта ще немає в базі, спочатку створіть його в розділі Клієнти або використайте швидку форму запису, якщо вона доступна на екрані заняття.
- 1 Відкрийте Заняття.
- 2 Знайдіть потрібну дату й картку групового заняття.
- 3 Натисніть дію для додавання запису в цій картці.
- 4 Оберіть наявного клієнта або створіть нового, якщо форми це дозволяють.
- 5 Збережіть запис і перевірте попередження про абонемент, якщо воно зʼявилося.
Що зміниться в Ladna
Груповий запис привʼязується до вже створеного заняття. Ladna перевіряє місткість заняття і резервує заняття в абонементі клієнта, якщо такий абонемент підходить.
Як створити індивідуальне заняття або оренду
Індивідуальне заняття й оренда не беруться з тижневого розкладу. Вони створюються як разовий час через швидкий запис, щоб Ladna перевірила години роботи, зал, тренера та інші заняття в цей час.
Для оренди залу спочатку виберіть режим. Абонемент / готові слоти підходить для налаштованого часу. Пряма оренда на довільний час дозволяє вручну вказати початок і завершення; якщо готівкова сума не внесена, Ladna також спробує використати відповідний абонемент.
Після збереження Ladna створює заняття в календарі й одразу додає запис клієнта.
- 1 Відкрийте Заняття або сторінку, де є швидка дія для індивідуального заняття чи оренди.
- 2 Для індивідуального заняття оберіть клієнта, формат, дату, час, локацію, зал і тренера.
- 3 Для оренди залу оберіть режим: Абонемент / готові слоти або Пряма оренда на довільний час.
- 4 Перевірте доступність часу.
- 5 Збережіть швидкий запис.
- 6 Перевірте нову картку заняття в календарі.
Що зміниться в Ladna
Швидкий запис для індивідуального заняття або оренди створює нове разове заняття і одразу додає до нього клієнта. Другого активного клієнта в той самий слот додати не можна. Пряма оренда з готівковою сумою лишається окремою оплатою. Без суми Ladna резервує відповідний абонемент або залишає оренду непогашеною, доки такий абонемент не зʼявиться.
Як додати оренду залу на довільний час
Використовуйте Пряму оренду на довільний час, коли клієнт орендує зал не за готовим слотом або коли потрібно внести оренду заднім числом. Наприклад, якщо оренда була вчора і її треба додати в календар та касу.
Якщо поле Готівка внесена заповнене, Ladna зберігає пряму оплату й не привʼязує оренду до абонемента. Якщо суми немає, система спочатку шукає активний абонемент для того самого типу оренди й залу. Для довільного часу фактична тривалість має точно збігатися зі стандартною тривалістю вибраного типу оренди.
Якщо відповідного абонемента ще немає, оренда лишається непогашеною. Коли клієнту пізніше видають відповідний абонемент, Ladna покриває ним найстарішу сумісну непогашену оренду. Запис із будь-якою історією ручної оплати автоматично не переводиться на абонемент.
Якщо на цей час зал уже зайнятий, Ladna не дасть зберегти оренду. Так календар не буде показувати дві події в одному залі на один і той самий час.
- 1 Відкрийте Заняття.
- 2 Натисніть Додати оренду.
- 3 У Режимі оренди виберіть Пряма оренда на довільний час.
- 4 Оберіть зал і дату.
- 5 Вкажіть час початку та час завершення. Можна вибрати час, який уже пройшов.
- 6 Оберіть або створіть клієнта.
- 7 Якщо клієнт уже вніс гроші, заповніть Готівка внесена. Якщо він хоче оплатити абонементом, залиште суму порожньою.
- 8 Натисніть Додати запис і перевірте картку оренди в календарі.
Що зміниться в Ladna
Пряма оренда на довільний час займає зал і не може накладатися на іншу подію в цьому ж залі. Внесена сума потрапляє в історію оплат як готівка студії за конкретний запис і блокує автоматичний перехід на абонемент. Без ручної оплати сумісний абонемент може покрити оренду одразу або після пізнішої видачі; найстаріша непогашена сумісна оренда має пріоритет.
Як імпортувати або експортувати клієнтів
Якщо студія переходить у Ladna з іншої системи або веде клієнтів у таблиці, не потрібно створювати кожну людину вручну. На сторінці Клієнти є імпорт таблиці та експорт поточної бази.
Файл для імпорту має мати перший рядок рівно з такими колонками: name, phone, email. Ladna шукає наявних клієнтів тільки за телефоном або email. Телефон порівнюється за цифрами, тому дужки, пробіли, плюс і дефіси не заважають знайти той самий номер.
Якщо клієнт уже є в базі, Ladna оновить його імʼя та заповнені контактні поля з файлу. Порожній телефон або email у файлі не стирає наявний контакт у картці клієнта.
- 1 Відкрийте Клієнти.
- 2 Щоб отримати поточний список, натисніть Експорт і завантажте XLSX-файл.
- 3 Щоб додати багато клієнтів, натисніть Імпорт.
- 4 Натисніть Подивитися приклад і відкрийте шаблон з колонками name, phone, email.
- 5 Підготуйте XLSX або CSV-файл: заповніть імʼя, телефон або email. Телефон має містити цифри.
- 6 Перетягніть файл у вікно імпорту або натисніть Обрати файл.
- 7 Натисніть Почати імпорт і перевірте підсумок: скільки клієнтів додано, скільки оновлено і які рядки пропущено.
Що зміниться в Ladna
Імпорт додає нових клієнтів і оновлює наявних, якщо рядок знайдений за телефоном або email. Порожні контактні поля у файлі не стирають телефон або email у картці клієнта.
Що означають статуси запису
Записано означає, що місце заброньоване. Відвідано означає, що клієнт прийшов і заняття треба списати з абонемента. Не прийшов/прийшла означає, що клієнт був записаний, але не прийшов, і заняття все одно має згоріти. Скасовано залишає в історії, що запис скасували, та повертає резерв в абонемент.
До закриття дозволеного строку результат однаковий і для клієнта, і для команди студії: запис не видаляється, а заняття не списується.
Якщо для запису не знайшовся відповідний активний абонемент, Ladna показує попередження, щоб на рецепції не забули взяти оплату.
- 1 Відкрийте Заняття або картку клієнта.
- 2 Знайдіть потрібний запис.
- 3 Після заняття виставте фактичний статус.
- 4 Перевірте попередження про абонемент, якщо клієнт має оплатити на місці.
Що зміниться в Ladna
Записано резервує заняття. Відвідано та Не прийшов/прийшла списують його. Скасовано зберігає історію, але звільняє резерв і повертає заняття незалежно від того, хто виконав дозволене скасування.
Коли видаляти клієнта не варто
Якщо клієнт уже мав записи, абонементи або оплати, краще зберігати його історію. Це допомагає бачити, хто відвідував студію, що було оплачено і які домовленості вже виконані.
Видалення підходить для помилково створених дублів або тестових записів, коли вони не потрібні для історії роботи студії.
- 1 Перед видаленням відкрийте картку клієнта.
- 2 Перевірте записи, активні абонементи та платежі.
- 3 Якщо це дубль, перенесіть потрібну роботу в правильну картку вручну.
- 4 Видаляйте клієнта тільки коли впевнені, що історія не потрібна.
Що зміниться в Ladna
Клієнт - основна точка історії відвідувань, оплат і абонементів. Для реальних клієнтів краще зберігати історію, а не очищати її заради чистого списку.