Абонементи, ціни та залишки
Як створити ціни, видати клієнту абонемент і контролювати залишок занять.
Дії в цій темі
Оберіть конкретну дію, яку хочете виконати в Ladna.
Що побачите в розділі
Ціна або шаблон абонемента
На сторінці Абонементи і ціни ви описуєте, що студія продає: разове заняття, пакет на кілька відвідувань, пробне заняття, індивідуальне заняття або оренду залу.
Це ще не абонемент конкретної людини. Це правило продажу: скільки коштує, скільки занять дає, для яких форматів підходить і які строки дії має.
Строк дії з першого заняття рахується після першого списання. Загальний строк дії рахується від покупки й обмежує, до якого дня клієнт має використати абонемент.
- 1 Відкрийте Абонементи і ціни.
- 2 Оберіть вкладку: групові заняття, індивідуальні заняття або оренда.
- 3 Натисніть Додати абонемент або ціну.
- 4 Заповніть назву, ціну, кількість занять, строк дії з першого заняття, загальний строк дії, час дії та відповідні формати.
- 5 Збережіть. Активні ціни зʼявляться в публічному прайсі студії.
Що зміниться в Ladna
Ціна або шаблон не належить конкретному клієнту. Це правило продажу, за яким потім видаються або купуються абонементи клієнтів.
Сегменти абонементів
Сегменти допомагають розділити абонементи всередині одного формату занять. Наприклад, групові абонементи можна показати окремо як дитячі, ранкові або інші зручні для студії групи.
Сегмент не змінює покупку, запис клієнта, списання занять або придатність абонемента. Це лише візуальне групування в адмінці та публічному прайсі.
Якщо до сегмента привʼязані напрями, під час створення абонемента в цьому сегменті будуть доступні тільки формати занять цих напрямів. Якщо напрями не вибрані, сегмент підходить для всіх форматів обраного типу занять.
- 1 Відкрийте Сегменти абонементів у меню під Абонементи і ціни.
- 2 Створіть сегмент, оберіть формат занять, назву, порядок і активність.
- 3 За потреби виберіть напрями, для яких цей сегмент має бути доступний.
- 4 Відкрийте Абонементи і ціни та оберіть потрібну вкладку формату занять.
- 5 Створіть або відредагуйте абонемент і виберіть сегмент у формі.
- 6 Перевірте публічний прайс: активні абонементи сегмента будуть показані окремою групою.
Що зміниться в Ladna
Сегмент змінює відображення в адмінці та прайсі, але не списання занять і не придатність уже виданого абонемента.
Абонемент конкретного клієнта
Коли клієнт купив або отримав абонемент, він зʼявляється в Активних абонементах. Там видно код, власника, залишок занять, зарезервовані записи, строк після першого заняття та дату, до якої абонемент треба використати.
Абонемент відкривається після першого використання, але загальний строк уже рахується від покупки. Якщо цей строк минув, абонемент закривається як прострочений навіть тоді, коли заняття ще залишилися або клієнт ще не прийшов на перше заняття.
Якщо клієнта записали на заняття до покупки або видачі абонемента, після видачі Ladna перевіряє такі записи автоматично. Заняття, які вже минули, списуються з нового абонемента, а майбутні записи резервують місця в абонементі.
- 1 Відкрийте Клієнти й відкрийте картку потрібного клієнта.
- 2 У блоці Видати абонемент оберіть потрібну ціну або пакет.
- 3 Перевірте дату покупки, строк з першого заняття та кінцеву дату використання.
- 4 Підтвердьте видачу. Якщо у клієнта вже були записи без абонемента, Ladna привʼяже ті, що підходять до цього абонемента.
Що зміниться в Ladna
Виданий абонемент стає власністю конкретного клієнта. Майбутні записи резервують заняття в абонементі, а минулі відповідні записи можуть бути списані під час перевірки.
Як видати пробний абонемент як аудитований виняток
Зазвичай Ladna сама перевіряє, чи має клієнт право на пробний абонемент. Якщо клієнт за звичайними правилами вже не підходить, відповідальна працівниця може вручну видати пробний пакет лише як аудитований виняток.
Блок винятку зʼявляється тільки для клієнта без історії абонементів і успішних оплат та тільки у користувача, який одночасно має права Видавати куплені абонементи і Редагувати куплені абонементи.
Цей виняток працює лише для ручної видачі в картці клієнта. Публічна онлайн-покупка й надалі дотримується звичайних правил пробного абонемента.
- 1 Відкрийте Клієнти й картку потрібного клієнта.
- 2 У блоці Видати абонемент виберіть пробний план.
- 3 Якщо Ladna показала блок винятку, увімкніть Видати пробний абонемент як аудитований виняток.
- 4 У полі Коментар до винятку поясніть, хто погодив ручну видачу й чому вона потрібна.
- 5 Видайте абонемент і відкрийте його історію.
- 6 Перевірте позначку Видано як аудитований виняток, автора дії та збережений коментар.
Що зміниться в Ladna
Виняток не змінює загальні правила пробних абонементів і не відкриває повторну онлайн-покупку. Ручна видача зберігає автора, час і обовʼязковий коментар для аудиту.
Як скасувати помилково виданий абонемент
Якщо абонемент видали помилково, його не треба залишати активним. Відкрийте цей абонемент, поставте статус Скасовано, зніміть Активний і заповніть Закрито.
Якщо помилковий абонемент був вручну позначений як оплачений, зніміть Оплачено. Ladna прибере ручну готівкову оплату з історії платежів, але не зачепить справжні онлайн-оплати.
Якщо до цього абонемента вже привʼязані записи, спочатку перевірте ці записи в картці клієнта: за потреби видайте правильний абонемент і натисніть Нормалізувати записи, щоб майбутні та минулі заняття були привʼязані до правильного пакета.
Скасований абонемент не стирається з історії студії. Він лишається в неактивних абонементах, щоб команда бачила, що саме було видано помилково і коли його закрили.
- 1 Відкрийте Активні абонементи або картку клієнта.
- 2 Перейдіть у помилково виданий абонемент.
- 3 У полі Статус виберіть Скасовано.
- 4 Зніміть позначку Активний. Якщо дата Закрито порожня, Ladna поставить час закриття під час збереження.
- 5 Якщо по абонементу вже зафіксували оплату, вона залишиться в історії платежів. Не додавайте нову оплату до помилкового абонемента; за потреби видайте правильний абонемент і звірте касу окремо.
- 6 Збережіть абонемент і відкрийте фільтр Вимкнений, щоб перевірити, що він більше не в активному списку.
Що зміниться в Ladna
Скасований і вимкнений абонемент не буде підбиратися для нових записів і не рахуватиметься боргом клієнта. Історія видачі, закриття та повʼязані записи залишаються для перевірки.
Чому запис може бути без абонемента
Запис може бути без абонемента, якщо у клієнта немає активного абонемента, закінчився строк дії, немає вільних занять або абонемент не підходить до формату, часу, залу чи рівня тренера.
Це не блокує роботу студії автоматично. Ladna показує попередження, щоб адміністратор вирішив: взяти оплату, видати правильний абонемент або змінити запис.
- 1 Відкрийте Заняття, картку клієнта або блок Проблемні моменти.
- 2 Знайдіть запис без резерву в абонементі.
- 3 Перевірте формат заняття, дату, час, зал, тренера та активні абонементи клієнта.
- 4 Якщо клієнт оплатив, видайте відповідний абонемент або позначте оплату.
- 5 За потреби натисніть Нормалізувати записи в картці клієнта.
Що зміниться в Ladna
Запис без резерву означає, що місце заброньоване, але заняття ще не привʼязане до відповідного абонемента. Це треба перевірити, щоб не втратити оплату або не списати неправильний пакет.
Як заморозити абонемент клієнта
Заморозка потрібна, коли клієнт тимчасово не може ходити на заняття, наприклад через хворобу. Відкрийте конкретний абонемент і натисніть Заморозити.
Поки абонемент заморожений, він не використовується для нових записів. Майбутні записи, які були зарезервовані в цьому абонементі, стають видимими як записи без резерву, щоб команда могла вирішити їх окремо.
Коли клієнт повертається, натисніть Розморозити. Ladna додасть до строку дії з першого заняття стільки календарних днів, скільки абонемент був заморожений, але не менше одного дня.
- 1 Відкрийте Активні абонементи або картку клієнта.
- 2 Перейдіть у потрібний абонемент.
- 3 Натисніть Заморозити та підтвердьте дію.
- 4 Коли клієнт повернувся, відкрийте цей самий абонемент і натисніть Розморозити.
- 5 Перевірте новий строк дії та історію змін у нижній частині картки.
Що зміниться в Ladna
Під час заморозки абонемент не підбирається для нових записів. Після розморозки Ladna продовжує строк дії з першого заняття на час заморозки.
Як додати або зняти дні дії абонемента
Окремо від занять можна вручну додати або зняти дні строку дії з першого заняття. Це зручно для індивідуальних домовленостей, помилки під час видачі або компенсації без зміни кількості занять.
Зміна днів не змінює загальний строк від покупки. Вона впливає тільки на строк, який рахується після першого використання абонемента.
Кожна така зміна зберігається в історії разом із причиною, попереднім значенням і новим значенням.
- 1 Відкрийте конкретний абонемент клієнта.
- 2 У блоці Коригування днів виберіть Додати або Зняти.
- 3 Вкажіть кількість днів і коротку причину.
- 4 Підтвердьте дію та перевірте оновлений строк дії.
Що зміниться в Ladna
Коригування днів зберігається в історії абонемента і змінює тільки строк після першого заняття. Загальний строк від покупки залишається окремим обмеженням.
Як додати або зняти заняття в абонементі
Кількість занять в уже виданому абонементі можна змінити вручну, якщо була домовленість із клієнтом, помилка під час видачі або компенсація.
Кожна зміна потребує причини й потрапляє в історію коригувань, щоб команда бачила, хто і чому змінив пакет.
- 1 Відкрийте Активні абонементи або картку клієнта.
- 2 Перейдіть у конкретний абонемент.
- 3 У блоці коригування занять виберіть Додати заняття або Зняти заняття.
- 4 Вкажіть кількість і причину.
- 5 Підтвердьте дію й перевірте новий залишок та історію коригувань.
Що зміниться в Ladna
Заняття не можна зняти нижче вже використаних або зарезервованих. Так Ladna зберігає чесну історію відвідувань і не ламає майбутні записи.
Як фіксувати оплату або передоплату абонемента
Якщо клієнт купує абонемент онлайн із публічного прайсу, Ladna сама позначає його як оплачений. У такій покупці також зберігається локація, з прайсу якої клієнт перейшов до оплати.
Коли абонемент видають вручну в картці клієнта, обовʼязково виберіть локацію видачі. Це допомагає розділяти касу студії за локаціями й бачити, де саме клієнту видали абонемент.
У полі Оплачено сьогодні введіть суму так, як у прайсі: наприклад 1000 для 1000 грн, а не 100000. Якщо клієнт нічого не оплатив, залиште поле порожнім або введіть 0.
Якщо клієнт оплатив тільки частину, абонемент буде Частково оплачено. У картці абонемента видно ціну, вже оплачену суму та залишок; коли клієнт приносить решту, відкрийте абонемент і зафіксуйте нову оплату в блоці Оплата абонемента.
Кожна готівкова передоплата або доплата зʼявляється в історії оплат окремим рядком як Каса готівки в студії. Коли сума оплат дорівнює ціні абонемента, Ladna покаже статус Оплачено.
У списку абонементів видно Оплачено, Частково оплачено або Не оплачено. Якщо є борги, зверху зʼявляться окремі підказки для неоплачених і частково оплачених абонементів. Вони враховують також використані, заморожені та прострочені абонементи, але не скасовані.
- 1 Відкрийте Клієнти та знайдіть потрібного клієнта.
- 2 У блоці видачі абонемента виберіть абонемент і локацію видачі.
- 3 У полі Оплачено сьогодні введіть фактичну суму, яку клієнт приніс зараз: 0, частину суми або повну ціну.
- 4 Збережіть видачу абонемента й перевірте бейдж Оплачено, Частково оплачено або Не оплачено в картці клієнта.
- 5 Коли клієнт доплачує залишок, відкрийте цей абонемент, введіть суму в полі Сума оплати та натисніть Зафіксувати оплату.
- 6 Щоб знайти борги, відкрийте Активні абонементи та натисніть Показати в підказці про неоплачені або частково оплачені абонементи, або виберіть відповідний фільтр оплати.
- 7 Щоб розділити оплату за касами, відкрийте Платежі та відфільтруйте історію за потрібною локацією.
Що зміниться в Ladna
Статус оплати допомагає контролювати борги, але сам по собі не списує заняття й не блокує абонемент. Готівкові платежі зберігаються окремими рядками, а онлайн-оплати й надалі закриваються платіжною системою.
Проблемні моменти на головному екрані
На головному екрані власниці зібрані ситуації, які краще перевірити вручну: неоплачені та частково оплачені абонементи, записи без резерву в абонементі та заморожені абонементи.
Використання, заморозка або завершення строку дії абонемента не погашає залишок оплати. Такі абонементи залишаються в проблемних моментах, доки їх не оплатять повністю. Скасовані абонементи боргами не рахуються.
Кожен показник веде на потрібний список. Неоплачені, частково оплачені та заморожені абонементи відкриваються вже з відповідним фільтром, а записи без резерву можна знайти в заняттях або через бейджі тренерів.
Цей блок не зупиняє роботу студії. Він допомагає швидко побачити, де потрібна увага адміністратора або власниці.
- 1 Відкрийте головний екран студії.
- 2 Перевірте блок Проблемні моменти.
- 3 Натисніть на потрібний показник, щоб перейти до списку.
- 4 Після виправлення ситуації поверніться на головний екран і перевірте оновлену кількість.
Що зміниться в Ladna
Проблемні моменти нічого не змінюють самі. Це навігація до записів і абонементів, які потребують рішення адміністратора.
Як вручну нормалізувати записи клієнта
Нормалізація потрібна для контролю старих або нестандартних ситуацій: наприклад, абонемент уже виданий, але частина записів клієнта залишилася без привʼязки до абонемента.
У картці клієнта натисніть Нормалізувати записи. Ladna спочатку нічого не змінює, а показує попередній перегляд: для кожного абонемента видно, скільки занять буде списано, зарезервовано або повернуто.
Якщо заняття вже минуло, воно буде списано. Якщо заняття ще попереду або триває, воно буде зарезервовано в абонементі. Статус самого запису не змінюється, щоб історія відвідування залишалась чесною.
Якщо абонемент не підходить до формату заняття, часу, залу, тренера або в ньому немає вільних занять, Ladna не привʼяже цей запис.
Якщо нормалізація повертає помилково списане скасоване заняття в ще чинний використаний абонемент, Ladna автоматично робить його активним з доступним заняттям. Скасований, прострочений або заморожений абонемент самостійно не відкривається.
- 1 Відкрийте Клієнти та знайдіть потрібну людину.
- 2 У картці клієнта перейдіть до блоку Активні абонементи.
- 3 Натисніть Нормалізувати записи.
- 4 Перевірте попередній перегляд: скільки занять буде списано, зарезервовано та повернуто за кожним абонементом.
- 5 Якщо все правильно, натисніть Застосувати нормалізацію.
- 6 Після застосування перевірте залишок, резерви й історію записів у картці клієнта.
Що зміниться в Ladna
Нормалізація не змінює статуси записів. Вона привʼязує лише нескасовані записи, списує відповідні минулі заняття, резервує майбутні та звільняє помилково активні резерви скасованих записів. Повторне застосування не списує й не повертає заняття вдруге.
Що стається з абонементом, коли заняття скасовує студія
Правила для таких випадків налаштовуються в Загальні налаштування на вкладці Правила абонементів. Це одна логіка для всієї студії: вона працює для групових занять, індивідуальних занять і оренди.
Повернути скасоване заняття означає, що заняття, яке скасувала студія, не списується з абонемента клієнтки. Якщо потрібно, у полі бонусних занять можна додати ще одне або кілька додаткових занять до абонемента.
Продовжити абонемент означає, що Ladna додасть дні до обох строків абонемента: строку дії після першого заняття і загального строку від покупки.
- 1 Відкрийте Загальні налаштування.
- 2 Перейдіть на вкладку Правила абонементів.
- 3 Увімкніть Повернути скасоване заняття, якщо студія має не списувати заняття, яке сама скасувала.
- 4 За потреби вкажіть, скільки бонусних занять додати понад повернене заняття.
- 5 Увімкніть Продовжити абонемент, якщо студія має додати клієнтці час на використання поверненого або бонусного заняття.
- 6 Збережіть правила. Вони застосуються під час наступного скасування заняття студією.
Що зміниться в Ladna
Ці правила не змінюють старі скасування. Вони застосовуються, коли студія наступного разу скасує конкретне заняття.
