Фінанси: платежі, каса, витрати та звіти
Як вести простий рух грошей студії, бачити суму в касі зараз, фіксувати нульову точку, записувати витрати й читати фінансові, орендні та зарплатні звіти.
Дії в цій темі
Оберіть конкретну дію, яку хочете виконати в Ladna.
Що побачите в розділі
Скріншоти наведено нижче поруч із відповідними діями та поясненнями.
Як розділені фінанси та права доступу
Щоденна робота розділена на Платежі, Касу й Операційні витрати. Фінансовий звіт, Заробіток і Оренди відкриваються через сторінку Звіти. Зарплатні періоди мають окремий розділ і окреме право.
Право Записувати оплати клієнтів дозволяє внести точкову готівкову оплату за абонемент або заняття. Воно не відкриває фінансові сторінки.
Право Керувати касою студії відкриває Касу й Операційні витрати, але не історію клієнтських платежів, фінансові та орендні звіти чи зарплатні періоди. Право Переглядати фінансові звіти відкриває Платежі та фінансові звіти. Право Керувати зарплатою студії відкриває зарплатні розрахунки й періоди.
Виправлення клієнтської оплати, повернення та запуск нової нульової точки може виконувати лише власниця. Звичайний працівник із правом керувати касою їх не виконує.
- 1 Відкрийте Команда та ролі, якщо треба змінити права працівника.
- 2 Для адміністратора каси залиште Керувати касою студії та додайте інші права лише за реальною потребою.
- 3 Для звичайного тренера додайте Записувати оплати клієнтів, якщо він приймає готівку на місці.
- 4 Для бухгалтера або власниці додайте Переглядати фінансові звіти; для зарплатних періодів окремо додайте Керувати зарплатою студії.
Що зміниться в Ladna
Кожна сторінка й MCP-інструмент перевіряє своє окреме право. Наявність доступу до каси не дає доступу до клієнтської історії або загальних звітів.
Платежі клієнтів і повернення
Платежі містять тільки клієнтські й event-оплати та повернення. Витрати, внесення й вилучення власника тут не змішуються з історією покупок.
Коли тренер приймає готівку за конкретне заняття, Ladna використовує касу локації цього заняття. Під час готівкового продажу абонемента касу локації треба вибрати явно.
Повернення не видаляє початкову оплату. Готівкове повернення створює окремий cash-out у вибраній касі; безготівкове повернення касу не змінює. Сума всіх часткових повернень не може перевищити оплачену суму.
Корекція, яку може виконати лише власниця, не переписує журнал: Ladna створює сторно старого касового ефекту й окремий виправлений запис із причиною. Фіскалізовані платежі та платежі через платіжний сервіс не редагуються як ручна готівка.
- 1 Відкрийте Платежі й задайте період, локацію, статус або спосіб оплати.
- 2 Для точкової оплати відкрийте заняття або абонемент клієнта й внесіть фактично отриману суму.
- 3 Для повернення знайдіть оплачений рядок, натисніть Повернути оплату, введіть суму, спосіб, касу для готівки та причину.
- 4 Перед підтвердженням небезпечної дії ще раз перевірте клієнта, суму, валюту й касу.
- 5 Після операції перевірте новий окремий рядок повернення або корекції; початковий запис має залишитися в історії.
Що зміниться в Ladna
Покупка, повернення, корекція і повʼязані рухи каси зберігаються як окремі записи з історією дій. Продаж абонемента є отриманням грошей, але не повторним доходом кожного заняття.
Скільки грошей має бути в касі зараз
Каса показує очікувану фізичну готівку окремо для кожної локації та валюти. Джерело правди — остання фактична звірка цієї каси плюс усі наступні записи незмінного журналу готівки.
Касу збільшують готівкові оплати, сторно помилкового cash-out, повернення анульованої готівкової витрати та внесення власника. Касу зменшують готівкові повернення клієнтам, готівкові операційні витрати, сторно помилкового cash-in і вилучення власника.
Картка, банківський переказ та Інше не змінюють суму фізичної каси. Внесення і вилучення власника змінюють рух готівки, але не є доходом або операційною витратою й не впливають на прибуток.
Рухи каси не редагуються й не видаляються. Помилка виправляється окремим зворотним записом, щоб історію можна було перевірити.
- 1 Відкрийте Касу в групі Фінанси.
- 2 Знайдіть потрібну локацію й валюту та перевірте Поточний баланс.
- 3 Зіставте його з останньою фактичною звіркою та рухами після неї.
- 4 Для грошей власника використовуйте Внесення готівки або Вилучення власника, а не Операційну витрату.
- 5 Кожну чутливу дію підтвердьте в модальному вікні лише після перевірки суми, каси й призначення.
Що зміниться в Ladna
Поточний баланс дорівнює фактичній сумі останньої звірки плюс усі наступні внесення й надходження мінус усі наступні повернення, витрати та вилучення. Неготівкові операції до цієї формули не входять.
Нульова точка та звірка каси
Дія Почати облік з поточного стану доступна лише власниці й створює нову точку відліку. Власниця вводить фактичну суму кожної каси та валюту; попередні записи не видаляються, але переходять в архів і більше не впливають на поточні звіти.
Для кожної каси Ladna зберігає очікувану суму до перерахунку, фактично пораховану суму та різницю між ними. Фактична сума стає новою базою.
Операція незворотна як звичайне редагування. У вікні підтвердження Ladna пояснює ризик і вимагає вручну ввести approve. Це захищає від випадкового перезапуску обліку.
Звірити касу можна й без запуску нової точки відліку. Нова фактична сума стає базою тільки цієї каси, а очікувана сума, фактична сума, різниця, час і автор назавжди залишаються в історії.
- 1 Фізично перерахуйте кожну касу та підготуйте суми окремо за локаціями й валютами.
- 2 У нижньому операційному блоці Каси натисніть Почати облік з поточного стану.
- 3 Заповніть фактичну суму для кожної каси та причину інвентаризації.
- 4 У модальному підтвердженні перевірте всі суми, прочитайте попередження й введіть approve точно латиницею.
- 5 Після запуску перевірте нову активну точку відліку, фактичні суми й нульові наступні рухи.
- 6 Для наступної інвентаризації однієї каси використовуйте Звірити касу й зафіксуйте причину розбіжності.
Що зміниться в Ladna
Точка відліку та звірка незмінні. Повторне надсилання тієї самої форми не створює дубль, а одночасні дії не можуть пошкодити баланс.
Операційні витрати та джерело оплати
У витраті окремо вказуються операційна локація — де виникла потреба, спосіб оплати — готівка, картка, переказ або інше, і каса-джерело — з якої фізичної каси взяли готівку.
Операційна локація та каса можуть відрізнятися. Наприклад, матеріали для однієї локації можна оплатити з каси іншої. Тільки спосіб Готівка з каси створює вилучення з каси; картка, банківський переказ та Інше касу не змінюють.
Активна витрата зменшує операційний результат незалежно від способу оплати. Вилучення власника не є витратою й для робочої потреби не використовується.
Помилкова витрата не видаляється: її анулюють із причиною. Для готівкової витрати Ladna створює сторно в ту саму касу; для неготівкової касового сторно немає.
- 1 Відкрийте Операційні витрати в групі Фінанси.
- 2 Оберіть категорію, операційну локацію, суму, валюту, час і причину.
- 3 Оберіть спосіб оплати. Якщо це готівка, окремо виберіть касу-джерело.
- 4 Перевірте дані у вікні підтвердження й підтвердьте створення витрати.
- 5 Для помилки натисніть Анулювати, введіть причину, підтвердьте дію та перевірте сторно каси, якщо витрата була готівковою.
Що зміниться в Ladna
Ladna зберігає робочу локацію, спосіб оплати й касу-джерело окремо. Після створення реквізити витрати не переписуються; помилку анулюють із причиною та окремим сторно для готівки.
Фінансовий звіт, заробіток і оренди
Відкрийте Звіти й знайдіть підзаголовок Фінансові звіти. Тут окремо доступні Фінансовий звіт, Заробіток та Оренди; головне меню не дублює прямі посилання на ці звіти.
Фінансовий звіт окремо показує платежі, повернення, активні операційні витрати, внесення та вилучення власника. Операційний результат = платежі − повернення − витрати. Внесення й вилучення власника показуються як рух грошей, але не впливають на прибуток.
Заробіток визнає вартість завершених занять і оренд, а потім віднімає операційні витрати та нараховану зарплату. Продаж абонемента є отриманням грошей, але не повторним доходом: вартість його сесії потрапляє в заробіток після завершення заняття.
Оренди показують дату, локацію, зал, клієнта, тривалість, нараховано, оплачено, повернено, борг і статус. Майбутні та скасовані оренди не визнаються як завершений заробіток.
Усі три звіти починаються не раніше активної точки відліку. Якщо обрана початкова дата раніша за нульову точку, Ladna використовує точний час її старту.
- 1 Відкрийте Звіти, потім потрібну картку у блоці Фінансові звіти.
- 2 Оберіть період і за потреби операційну локацію.
- 3 У Фінансовому звіті звірте окремі секції й не додавайте внесення власника до прибутку.
- 4 У Заробітку перевірте, чи немає позначки про неповний зарплатний розрахунок.
- 5 В Орендах відфільтруйте рядки з боргом або частковою оплатою та відкрийте повʼязаний запис клієнта за потреби.
Що зміниться в Ladna
Фінансовий звіт розділяє категорії руху грошей, Заробіток використовує завершені сесії, а Оренди порівнюють нараховано, оплачено й повернено. Валюти ніколи не змішуються в одну суму.
Зарплатні періоди та незмінний знімок нарахувань
Періодичність задається як понеділок–неділя, 14 днів від опорної дати, двічі на місяць — 1–15 та 16–останній день — або календарний місяць. Ladna пропонує останній повністю завершений період; незавершений поточний період закрити не можна.
Для режиму двічі на місяць друга половина автоматично закінчується останнім календарним днем конкретного місяця: 28 або 29 лютого, 30 чи 31 числа. Опорна дата для цього режиму не потрібна.
Закриття створює незмінний знімок із сумами та рядками по тренерах за правилами, що діяли в цьому періоді. Він більше не перераховується після зміни моделі зарплати або відвідуваності.
Якщо закритий період помилковий, його не редагують і не видаляють. Власниця анульовує його з обовʼязковою причиною, виправляє вихідні дані та закриває новий період на заміну. В історії видно звʼязок між ними.
Закритий зарплатний період означає нараховану зарплату для звіту. Фактична виплата грошей тренеру на цьому етапі не створюється й касу автоматично не змінює.
- 1 Відкрийте Зарплатні періоди в групі Фінанси.
- 2 Оберіть періодичність. Для 14 днів обовʼязково перевірте опорну дату; для поділу місяця виберіть «Двічі на місяць: 1–15 та 16–останній день».
- 3 Перевірте запропонований останній завершений період і деталізацію нарахувань.
- 4 Підтвердьте закриття лише після перевірки неповних моделей і сум за кожною валютою.
- 5 Для помилки анулюйте закритий період із причиною, виправте вихідні дані й створіть заміну.
- 6 Фактичну виплату проведіть окремо за вашим фінансовим процесом; саме закриття її не фіксує.
Що зміниться в Ladna
Закритий зарплатний період і його рядки незмінні. Ladna перевіряє точні межі обраного циклу, зокрема 1–15 та 16–останній день для півмісячного режиму, не створює дубль після повторного надсилання й дозволяє лише аудитоване анулювання з подальшою заміною. Зміна періодичності не заважає виправити старий анульований період: заміна зберігає його початкові дати та тип циклу.
Читання фінансів через MCP
MCP-інструменти фінансів можуть лише читати дані. Дозвіл mcp:payments:read відкриває історію платежів, фінансовий звіт, заробіток і оренди та вимагає права Переглядати фінансові звіти.
Дозвіл mcp:cashflow:read відкриває тільки поточні каси й звірки та вимагає права Керувати касою студії. Дозвіл mcp:payroll:read відкриває періодичність і незмінну історію зарплатних періодів та вимагає права Керувати зарплатою студії.
Студія для MCP визначається самим API-ключем і не може бути підмінена параметром запиту. Відповіді групують гроші за валютами, обмежують період і кількість рядків, маскують контакти та не повертають платіжні секрети.
- 1 У Загальних налаштуваннях відкрийте API та створіть окремий ключ для інтеграції.
- 2 Видайте ключу тільки потрібні дозволи на читання платежів, каси або зарплатних періодів.
- 3 Використовуйте get-payment-overview і search-payments для покупок, get-financial-report, get-earnings-report і get-rental-report для звітів, get-cashbox-overview для кас та get-payroll-overview для зарплатних періодів.
- 4 Відкличте ключ, якщо інтеграція більше не використовується.
Що зміниться в Ladna
Кожен MCP-інструмент повторно перевіряє свій дозвіл, працює тільки в студії API-ключа, записує скорочену історію виклику й не може змінювати фінансові дані.